Zu Beginn des kommenden Jahres wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für Unternehmen in vielen Bereichen verbindlich eingeführt. Das ist ein bedeutender Wendepunkt im Geschäftsalltag, der viele Unternehmen vor neue Herausforderungen stellen wird. Die Einführung der E-Rechnung ist eine Reaktion auf die neuen gesetzlichen Anforderungen rund um die gewünschte und auch dringend notwendige Digitalisierung im Bereich des Finanzwesens. Es stellt sich aber in diesem Zusammenhang auch die Frage, welche Auswirkungen die Einführung der elektronischen Rechnung auf Abläufe in Unternehmen haben wird. Im weiteren Verlauf dieses Artikels beschäftigen wir uns mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und gehen auf Herausforderungen und auf Vorteile durch die E-Rechnung ein.
Die E-Rechnung: Definition und rechtlicher Hintergrund
Bei einer elektronischen Rechnung handelt es sich um ein Dokument, das digital erstellt und übermittelt wird und hierbei alle erforderlichen Rechnungsdaten enthält. Mit einer hochwertigen Rechnungssoftware kann man mit relativ wenig Aufwand solche E-Rechnungen erstellen und den neuen Anforderungen nachkommen. Eine E-Rechnung kann im Vergleich zu eingescannten Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen durch einheitliche Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD problemlos maschinell verarbeitet werden.
Die Einführung der E-Rechnung wurde innerhalb der Europäischen Union durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU auf den Weg gebracht. Durch diese Richtlinie sind bereits seit dem Jahr 2020 öffentliche Auftraggeber verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen, wenn solche elektronischen Rechnungen von Lieferanten versendet werden. Seit November 2020 sind Firmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu übermitteln, wenn es eine Zusammenarbeit mit öffentlichen Auftraggebern gibt. Ab dem Jahr 2025 wird die Einführung der E-Rechnung auf immer mehr Bereiche in der Geschäftswelt ausgeweitet und aus diesem Grund sollten sich Unternehmerinnen und Unternehmer möglichst frühzeitig mit dieser Thematik auseinandersetzen.
Vorteile der elektronischen Rechnung
Wie bei vielen neuen Dingen gibt es auch bei der E-Rechnung weiterhin deutliche Vorbehalte bei Unternehmen und die Begeisterung rund um die elektronischen Rechnungen hält sich weiterhin bei vielen Firmen in Grenzen. Allerdings bietet die elektronische Rechnung für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen und wird auf lange Sicht den Ablauf rund um die Rechnungserstellung für alle Beteiligten deutlich vereinfachen.
Effizienzsteigerung
Grundsätzlich ist eine Verarbeitung von elektronischen Rechnungen viel schneller und auch die Fehleranfälligkeit ist bei E-Rechnungen deutlich geringer als das bei einer Bearbeitung von Papierrechnungen der Fall ist. Durch automatisierte Workflows ist es außerdem möglich, elektronische Rechnungen auf direktem Weg in ERP-Systeme und Buchhaltungssysteme zu integrieren.
Kosteneinsparungen
Bei Untersuchungen wurde außerdem festgestellt, dass eine Umstellung auf E-Rechnungen zu einer Reduzierung der Kosten um bis zu 70 Prozent führen kann. Hierbei handelt es sich unter anderem um anfallende Kosten für Druck und Versand von Rechnungen und den Aufwand für eine manuelle Bearbeitung. Darüber hinaus entfallen auch die Kosten für eine physische Lagerung und Archivierung von Papierdokumenten, die nicht zu unterschätzen sind.
Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten sind schon länger verpflichtet, E-Rechnungen einzusetzen. Dadurch werden also gesetzliche Vorgaben eingehalten und ab dem Jahr 2025 werden diese Vorgaben des Gesetzgebers auch Schritt für Schritt auf Rechnungsstellungen zwischen Unternehmen ausgeweitet.
Umweltfreundlichkeit und Nachhaltigkeit
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen macht auch aus Gründen des Umweltschutzes Sinn. Schließlich können Unternehmen bei elektronischen Rechnungen auf Papier verzichten und das ist auf jeden Fall nachhaltiger und kann helfen, den enormen Papierverbrauch zu senken und den ökologischen Fußabdruck zu verkleinern.
Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Aus Sicht der Finanzbehörden ist die verpflichtende Einführung der E-Rechnungen aufgrund einer besseren Übersichtlichkeit und einer besseren Nachvollziehbarkeit bei Geschäftsvorgängen auf jeden Fall sinnvoll. Aber auch für Firmen bringen elektronische Rechnungen bei wichtigen Themen rund um Rechnungserstellung und Buchführung viele Vorteile und ein großes Einsparpotenzial.
Wichtige Schritte für eine erfolgreiche Umsetzung der E-Rechnung
Unternehmen sollten sich unbedingt intensiv mit der Implementierung der E-Rechnung beschäftigen. Hierfür gilt es zunächst, eine genaue Analyse der Anforderungen rund um die bestehenden Rechnungsprozesse durchzuführen.
Anschließend gilt es eine geeignete Software auszuwählen und hier bietet beispielsweise die Software von Lexware hervorragende Möglichkeiten, die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen über verschiedene Schnittstellen zu vereinfachen. Bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist es außerdem wichtig, dass alle beteiligten Mitarbeiter ausreichend geschult und mit der entsprechenden Software rund um die E-Rechnung vertraut gemacht werden.
Im ersten Schritt bietet es sich an, während einer Pilotphase zunächst einen Teil der Rechnungen auf elektronische Weise zu verarbeiten und auf diese Weise wichtige Erkenntnisse in einem frühen Stadium zu sammeln. Anschließend fällt es dann wahrscheinlich auch innerhalb eines Unternehmens deutlich einfacher, eine komplette Umstellung auf E-Rechnungen zu gewährleisten.
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