Passende formale Qualifikationsvoraussetzungen stehen bei der Mitarbeitersuche an erster Stelle. Und doch kann ein gutes Arbeitszeugnis das i-Tüpfelchen im erfolgreichen Bewerbungsprozess sein. Da ist es kein Wunder, dass fragwürdige Formulierungen im Arbeitszeugnis oft rechtliche Streitigkeiten nach sich ziehen. Aber wie wichtig sind Arbeitszeugnisse heute noch? Und welche Rechte und Pflichten gibt es an der Stelle?

Wie relevant sind Arbeitszeugnisse?

Wo der Blick auf die Arbeitszeugnisse fällt, geht es meist bereits in die letzte Runde der Kandidatenauswahl. Umso wichtiger kann es sein, an der Stelle noch einmal zu punkten. Ein Arbeitszeugnis soll der Sache nach die positiven Stärken des Mitarbeiters unterstreichen. So sehen es die gesetzlichen Rahmenbedingungen zum Dokument vor. Damit kann das Schreiben zeigen, wie ein Mensch durch seine Eigenschaften eine Bereicherung für sein kollegiales Umfeld ist. Das ist exakt die Sache, für die sich Personaler an dem Punkt im Bewerbungsprozess interessieren. Für Unternehmen, die umgekehrt Arbeitszeugnisse ausstellen, gibt es eine ganze Menge zu beachten.

Vorgaben beim Erstellen von Arbeitszeugnissen

Arbeitgeber sind grundsätzlich verpflichtet, Beschäftigten nach Ende eines Arbeitsverhältnisses auf ihr Verlangen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Der Gesetzgeber unterscheidet zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis. Das einfache Arbeitszeugnis macht Angaben über die Beschäftigungsart, die Arbeitsaufgaben eines Mitarbeiters und den Beschäftigungszeitraum. In einem qualifizierten Arbeitszeugnis sind darüber weitergehende Einordnungen enthalten. Sie beschreiben die Qualifikation, die Leistung und das Verhalten des Mitarbeiters.

Üblicherweise werden Angaben über diese Dinge gemacht:
– Motivation und Leistungsbereitschaft
– Fachliche Stärken und Auffassungsgabe
– Soziales Verhalten im Kollegium
– Motivation und kommunikative Stärken

Ein Recht auf Ausstellung haben Beschäftigte nicht erst nach Ende des Arbeitsverhältnisses. Sie können ein Zwischenzeugnis fordern. Dieses dokumentiert, wie ihre Arbeit im laufenden Beschäftigungsverhältnis wertgeschätzt wird. Sinnvoll kann das sein, wo Mitarbeiter die Abteilung wechseln. Neben dem normalen End-Arbeitszeugnis lassen viele Mitarbeiter sich auch ein vorläufiges Zeugnis ausstellen. Das lohnt sich, sobald der Wechsel absehbar ist und man sich für neue Stellen bewirbt. Das eigentliche Zeugnis wird dann nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausgestellt.

Wichtige Punkte bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen

Rechtlich gilt für die Erstellung ein Wohlwollensgrundsatz. Das Zeugnis soll Mitarbeitern helfen, für sich einen Weg in eine gute berufliche Zukunft zu finden. Abwertende Formulierungen und die Kritik an Schwächen sind zu vermeiden. Aussagen über Krankheitstage, explizite Benotung eines Beschäftigten und Vermerke über private Dinge wie eine religiöse Zugehörigkeit oder Partei-Mitgliedschaften dürfen nicht erwähnt werden. Über Kündigungsgründe muss sich das Arbeitszeugnis ausschweigen. Wo solche Formulierungen doch vorkommen, können Zeugnisse angefochten werden.

Obwohl positive Formulierungen explizit vorgesehen sind, enthalten Arbeitszeugnisse oft verdeckte Geheimcodes. Sie sollen zeigen, ob es sich um einen sehr guten Mitarbeiter handelt, die Zusammenarbeit in Ordnung war oder es Probleme gab. In dem Fall ist besondere Vorsicht angesagt. Die gewählten Formulierungen müssen rechtssicher sein. Kein Unternehmen möchte sich nun ewig mit dem Aufsetzen und Verbessern von Arbeitszeugnissen aufhalten. Wie der Prozess effizient erledigt wird? Eine Möglichkeit besteht darin, dass man das Dokument von einer erfahrenen Personalabteilung aufsetzen lässt und es anschließend einer Kanzlei mit Schwerpunkt auf Arbeitsrecht zur Prüfung gibt. Mit der richtigen Technik geht es einfacher und effizienter.

Mittelstand und Start-ups setzen auf praktische Unterstützung

Viele kleine und mittelständische Unternehmen nutzen für ihre Arbeitszeugnisse heute die Unterstützung spezialisierter Software. Es gibt spezialisierte Zeugnis-Manager. Sie bilden zum einen eine Wissensdatenbank für Informationen zum Personal und seiner Entwicklung. Zum anderen liefern sie effiziente und rechtssichere Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur schnellen Erstellung von Arbeitszeugnissen. Der Haufe Zeugnis Manager Professional ist eines der am meisten genutzten Programme.

Für KMUs liefert er bis zu 75 Zeugnisse pro Jahr. Nutzer können über die Datenbank auf über 12 000 Formulierungen zurückgreifen, die rechtlich wasserdicht sind. Das System überführt das Ganze in ein ansprechendes Arbeitszeugnis. Am Ende muss das Dokument nur noch vom Chef unterschrieben werden. Das ist bei Arbeitszeugnissen ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben. Für den internationalen Markt erstellt der Zeugnis-Manager nach Bedarf englische Arbeitszeugnisse. Indirekt werden die Dokumente zu einem guten Aushängeschild für die Firma und teure Absprachen mit einer Kanzlei erübrigen sich.

Und wenn doch revidiert werden muss?

Bei der Nutzung rechtlich geprüfter Textbausteine haben Reklamationen vor Gericht wenig Aussicht auf Erfolg. Falls eigene Textbausteine aufgesetzt wurden, können Arbeitnehmer bis zu sechs Monate nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses eine Korrektur einfordern. Das Unternehmen ist dann verpflichtet, unverzüglich ein neues zu liefern.

Üblicherweise sollte das neue Zeugnis innerhalb der nächsten zwei Wochen, maximal aber nach sechs Wochen vorliegen. Dann sollten Arbeitgeber auf eine korrekte Form achten. Wo sich die Auseinandersetzungen um fehlerhafte Arbeitszeugnisse lange hinziehen, könnten dem ehemaligen Beschäftigten ansonsten berufliche Nachteile entstehen. Außerdem möchte niemand den eigenen Betrieb ewig mit Prozessen zu ehemaligen Mitarbeitern aufhalten.

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